Job Posting 20100121 AECL
K0J 1J0
*Version française suit.
Records Assistant (TERM)
Duties
· Timely and accurate response to providing information in a variety of media types such as hard copy, microfiche and electronic;
· Ensure validity of records management databases through accurate data entry to facilitate internal and external audits;
· Scan aand digitize, Optical Character Recognition processing for capture into AECL records management system (TRAK).
· Handle routine requests for information.
· Provide AECL staff with consulting information management services on proper coding and indexing rules
· Be aware of AECL procedures and guidelines relating to the coding of documentation and the security control of sensitive and contractual AECL information.
· Assist in the coordination of storage and retrieval of files to and from off-site storage.
· Assist in conducting inventories, weeding files, and creating associations, to save space both hard copy and electronic.
· Capture of documents/reports through data entry of descriptive indexing of materials filed with the Branch in electronic document management systems.
· Protect AECL's information assets through controlled access to records/reports.
· Operate equipment in the center such as scanners, photocopier, fax machine, etc
Qualifications
· Records Management Certificate or High School Graduation diploma and a minimum of 2-4 years related experience.
· Working knowledge of MS office Suite, Adobe Acrobat Suite and scanning software.
· Knowledge in AECL’s corporate numbering structure, coding rules and the processing of AECL documentation.
· Knowledge of records management mythologies including records inventory, records classification, records retention scheduling, storing and protecting sensitive records.
· Working knowledge of Company’s document management system (TRAK) and supporting applications.
· Tact, diplomacy and service-oriented attitude in dealing with all Branch clients.
· Highly accurate with regard to detail.
· Must possess clear communication skills.
· Must be a team player.
AECL has an Employment Equity Program and encourages applications from women, Aboriginal Peoples, visible minorities and persons with disabilities.
Please visit our website at www.aecl.ca to apply.
Adjoint/adjointe aux dossiers (TERM)
Fonctions
· Fournir l'information demandée rapidement et avec exactitude par différents moyens (p. ex., papier, microfiche et support électronique).
· S'assurer que les bases de données de gestion des documents sont valides en entrant des données exactes, ce qui facilite les vérifications internes et externes.
· Effectuer la numérisation et la reconnaissance optique des caractères à des fins de saisie dans le système de gestion des documents d'EACL (TRAK).
· Traiter des demandes d'information courantes.
· Offrir aux employés d'EACL des services de consultation en matière de gestion de l'information concernant les règles de codification et d'indexation.
· Connaître les procédures et les lignes directrices d'EACL relatives à la codification des documents et au contrôle de la sécurité des renseignements sensibles et de l’information contractuelle d'EACL.
· Participer à la coordination du stockage de dossiers dans des emplacements de stockage hors site et à la récupération de dossiers à partir de ces emplacements.
· Participer aux inventaires, au tri des dossiers et à l’élaboration d’associations afin d'économiser de l'espace tant pour les documents papier que pour les documents électroniques.
· Saisir des documents/rapports en entrant des données d'indexation descriptive du matériel aux fins de classement par la direction dans des systèmes de gestion des documents électroniques.
· Assurer la protection des produits d'information d'EACL au moyen d'un accès contrôlé aux documents/rapports.
· Utiliser l'équipement du Centre, comme des numériseurs, des photocopieurs et des télécopieurs.
Qualifications
· Certificat en gestion de documents ou diplôme d'études secondaires et au moins 2 à 4 ans d'expérience connexe.
· Connaissance pratique de la suite Office de Microsoft, de la suite Acrobat d’Adobe et des logiciels de numérisation.
· Connaissance de la structure de numérotation, des règles de codification et des procédures de traitement des documents d'EACL.
· Connaissance des méthodes de gestion des documents, notamment de l'inventaire et de la classification des documents, de l'établissement du calendrier de conservation des documents ainsi que du stockage et de la protection des documents sensibles.
· Connaissance pratique du système de gestion des documents de l'organisation (TRAK) et des applications à l'appui.
· Tact et diplomatie, et attitude axée sur le service dans les rapports avec tous les clients de la direction.
· Très grand souci du détail.
· Capacité de communiquer efficacement.
· Esprit d'équipe.
EACL s’est dotée d’un programme d’équité en matière d’emploi et encourage les femmes, les Autochtones, les membres des minorités visibles et les personnes handicapées à poser leur candidature.
Veuillez visiter notre site Web à www.aecl.ca pour soumettre votre application
