Job Posting 20100219 EDC
EXPORT DEVELOPMENT CANADA
EXPORTATION ET DÉVELOPPEMENT CANADA
Recorded Information Management Specialist (12 months)
*Français suit
Export Development Canada (EDC) provides financing and insurance to help Canadian exporters and investors expand their international business. EDC helps 8,300 Canadian companies and their global customers in up to 200 markets worldwide each year.
EDC is financially self-sustaining and is a recognized leader in financial reporting, economic analysis and human resource management. We offer the largest pool of trade finance specialists in Canada.
Team Overview
The Recorded Information Management (RIM) team is a small group of dedicated people who are responsible for the collection, organization, storage, protection, retrieval, and disposition or preservation of hard copy corporate information. The team ensures that corporate records keeping practices are in line with current legislation, regulations, and guidelines.
Responsibilities
· Administer the set-up and use of the records management system, including setting up all user access privileges and profiles
· Ensure all necessary interfaces with the records management system are implemented in accordance with the objectives and plans
· Participate in and define the information management needs of all new projects, programs and systems
· Provide information management advice, guidance and assistance as required
· Identify client requirements regarding records management and information holdings
· Test, manage and assess the procedures for automated systems
· Design, write and deliver formal training programs to RIM and clients
· Draft training material and coordinate training activities, write systems procedures /rules for RIM
· Develop training for clients to improve their records management which has a direct impact on their daily operations
· Representative on project teams to facilitate the transition from traditional records management practices to an electronic work environment. The objective of these project teams is to develop partnerships for the improvement of existing records/document management systems and to provide recommendations for the acquisition and implementation of new systems.
· Motivate Records Management project team members and promote the development of a team concept through delegation of authority, regular interaction and feedback.
· Provide training, coaching and technical advice and guidance to staff on processing procedures, and promotes a learning environment
· Acts as mentor, coach and leader
Screening Criteria
· Completion of a Records/Information Management Diploma from an accredited institution or equivalent education and/or experience.
· Minimum 5 years experience in progressively more responsible and complex functions in the field of records management
· Previous experience in managing customer relationships in a records management capacity which should include the delivery of various workshops and/or training sessions
· Minimum of 5 years experience in using a variety of Records Management System software (i.e. edocs, iRIMS, Livelink)
Skills & Knowledge
· Proven abilities in Records Management techniques and practices including data capture, manipulation and retrieval techniques (bar coding, etc.)
· Well versed in Records Management best practices with a demonstrated ability to utilize automated systems, such as automated electronic document and records management software
· Demonstrated ability to develop plans, training sessions and correspondence
· Highly developed oral and written communication and presentation skills.
· Highly motivated and demonstrated ability to work collaboratively in a team environment with the capability to build lasting relationships
· Ability to generate customer focus
SalaryRange
$50,843.00 - $59,815.00
How to apply
Interested candidates are encouraged to go through the application process on www.edc.ca/careers on or before March 3, 2010.
We appreciate the interest of all applicants, however, only the candidates selected for an interview will be contacted. If selected, please advise us if you require special accommodation for your interview.
EDC is committed to employment equity and actively encourages applications from women, Aboriginal people, persons with disabilities and visible minorities.
Candidates must meet the requisite government security screening requirements.
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Spécialiste de la gestion de l’information consignée (12 mois)
Exportation et développement Canada (EDC) offre du financement et de l'assurance pour appuyer les exportateurs et les investisseurs canadiens dans leur quête d'expansion sur les marchés mondiaux. Chaque année, EDC aide quelque 8 300 entreprises canadiennes et leurs clients étrangers à faire des affaires sur environ 200 marchés.
Société financièrement autonome, EDC est un chef de file reconnu dans l'établissement de rapports financiers, l'analyse économique et la gestion des ressources humaines. Nous regroupons le plus grand bassin de spécialistes en financement du commerce extérieur au Canada.
Aperçu de l'équipe
L'Équipe de la gestion de l'information consignée (RIM) est formée d'un petit groupe de spécialistes qui s'occupent de la collecte, de l'organisation, de l'entreposage, de la protection, du repérage et de l'élimination ou de la préservation de l'information sur support papier de la Société. L'équipe s'assure que les pratiques de tenue de dossiers d'EDC sont conformes aux lois, règlements et directives actuellement en vigueur dans ce domaine.
Responsabilités
· Administrer la configuration et l’utilisation du système de gestion des dossiers, y compris l’établissement de tous les profils et privilèges d’accès des utilisateurs
· Veiller à ce que toutes les interfaces nécessaires avec le système de gestion des dossiers soient mises en œuvre conformément aux objectifs et aux plans
· Définir les besoins de gestion de l’information de tous les nouveaux projets, programmes et systèmes et contribuer à y répondre
· Donner des conseils, une orientation et de l’aide en matière de gestion de l’information, selon les besoins
· Déterminer les besoins des clients en ce qui a trait à la gestion des dossiers et aux fonds de renseignements
· Gérer les projets d’élaboration de systèmes automatisés tels que des projets de conversion avec d’autres partenaires au sein d’EDC, et notamment gérer les équipes chargées de mettre en œuvre le système électronique de gestion des dossiers
· Concevoir et rédiger des programmes de formation officiels et les présenter à la RIM et aux clients
· Rédiger des documents de formation, coordonner les activités de formation et rédiger les procédures et les règles relatives aux systèmes pour la RIM
· Préparer à l’intention des clients une formation qui vise à améliorer la gestion de leurs dossiers et qui a des incidences directes sur leurs opérations journalières
· Participer à titre de représentant à des équipes de projet afin de faciliter la transition des pratiques traditionnelles de gestion des dossiers à un environnement de travail électronique. L’objectif de ces équipes de projet est de forger des partenariats en vue d’améliorer les systèmes existants de gestion des dossiers et des documents et de formuler des recommandations concernant l’acquisition et la mise en œuvre de nouveaux systèmes.
· Motiver les membres de l’équipe du projet de gestion des dossiers et favoriser l’établissement d’un concept d’équipe par la délégation de pouvoirs et par une rétroaction et des interactions courantes
· Encadrer le personnel et lui donner une formation, une orientation et des conseils techniques au sujet des procédures de traitement, élaborer des procédures et favoriser un milieu d’apprentissage
· Faire fonction de mentor, de coach et de leader.
Critères de sélection
· Diplôme en gestion de l’information consignée d’un établissement agréé ou combinaison équivalente d’études et d’expérience
· Au moins cinq ans d’expérience assortie d’une progression des responsabilités et de la complexité des fonctions dans le domaine de la gestion des dossiers
· Au moins cinq ans d’expérience de l’utilisation de divers logiciels de système de gestion des dossiers (i.e. edocs, iRIMS, Livelink)
· Expérience en gestion du service à la clientèle notamment en procédant à l’élaboration de divers ateliers de travail et diverses sessions de travail
Connaissances et compétences
· Capacité reconnue d’appliquer les techniques et les pratiques de gestion des dossiers, dont les techniques de saisie, de manipulation et d’extraction des données (codage à barres, etc.)
· Connaisseur dans les pratiques exemplaires de gestion des dossiers
· Capacité manifeste d’utiliser des systèmes automatisés, comme les logiciels de gestion des documents et des dossiers
· Capacité manifeste de préparer des plans, des séances de formation et de la correspondance
· Compétences poussées en communications verbales et écrites et excellentes techniques de présentation
· Grande motivation et capacité manifeste de travailler en collaboration avec une équipe et de développer des relations durables
· Capacité de créer l’orientation-client
Échelle salariale
50,843$ - 59,815$
Comment postuler
Les personnes que ce poste intéresse sont invitées à remplir une demande d'emploi sur www.edc.ca/carrieres au plus tard le 3 mars 2010.
Nous remercions tous les candidats de leur intérêt, mais seules les personnes convoquées à une entrevue recevront une réponse. Nous prions les personnes sélectionnées de nous indiquer si des mesures spéciales sont nécessaires pour leur entrevue.
EDC souscrit au principe de l'équité en matière d'emploi et invite les femmes, les Autochtones, les personnes handicapées et les membres des groupes de minorités visibles à poser leur candidature.
Les candidats doivent satisfaire aux exigences réglementaires gouvernementales en matière d'agrément sécuritaire.
